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El briefing: documento clave en cualquier proyecto

El briefing: documento clave en cualquier proyecto

Son muchas las ocasiones en las que nos llegan clientes que se han sentido incomprendidos por parte de proveedores, agencias o personas encargadas de realizarles cualquier tipo de trabajo.

Llegan a Goalplan en busca de alguien que les entienda de verdad y que entienda qué es lo que realmente quieren y buscan con su proyecto.

Todo tiene un porqué y hoy te lo vamos a explicar, pero empecemos por el principio…

El documento que necesitas sí o sí

Todo proyecto, ya sea un diseño, una estrategia, una campaña, un desarrollo o una sesión de fotos, por ejemplo, necesita un briefing. Pero, ¿qué es un briefing y cuál es su importancia?

Un briefing es un documento inicial en el que una persona emprendedora con un proyecto en mente pone sobre la mesa todas sus necesidades, visiones, objetivos, detalles… acerca de dicho proyecto y se lo transmite a la persona encargada de que realice ese trabajo. 

A grandes rasgos y a simple vista parece algo sencillo, ¿no? Puedes pensar… “Bueno, se trata de poner por escrito todo lo que necesito”. Pero créenos cuando te decimos que en muchas ocasiones (por no decir la mayoría) ese documento carece de todos los detalles necesarios.

Te pondremos un ejemplo…

Imagínate que, por el cumpleaños de tu sobrina, te ha tocado a ti encargarte de llevar la tarta y, como no sabes cocinar, acudes a una pastelería para comprarla. 

Le pides a la pastelera una tarta para 6 personas hecha de bizcocho y con una cobertura de chocolate. Además, le indicas que tiene que tener una jirafa dibujada en la parte superior y un texto que diga “Feliz cumpleaños, Violeta”.

Pasan los días y acudes de nuevo al local para recoger la tarta que habías encargado, pero cuando la ves, tú cara se asemeja a este emoticono: 😟.

Tú tenías en mente otra tarta, más alta, con más pisos, con pepitas de chocolate por los laterales, con el dibujo de una jirafa más infantil y que estuviera a un lado para poder poner el texto en el otro… Como aquella tarta que viste buscando inspiración en Pinterest… 

“¿Qué ha pasado?” Te preguntarás…

Bien, el problema que ha ocurrido aquí es un error de comunicación de raíz. Un error y una falta de información en el briefing inicial del proyecto (teniendo en cuenta que en este caso el proyecto es el pastel). 

Tú llegaste a la pastelería con una idea de tarta en mente y le diste una serie de detalles a la pastelera, pero no los suficientes ni con la suficiente información como para que la pastelera entendiera realmente lo que tú buscabas y necesitabas. Para que entendiera lo que tenías en mente.

Ella realizó su trabajo de la mejor manera posible, como siempre. Sin embargo, no fue su error el crear una tarta así, sino que fue un fallo por tu parte no transmitirle correctamente todos los detalles que tú tenías en mente.

Este ejemplo puede parecer muy simple (estamos hablando de encargar un pastel en una pastelería), pero refleja perfectamente la importancia que posee el briefing en cualquier ámbito y proyecto que se preste.

La cantidad de información y de detalles del trabajo que quieres que hagan para ti puede suponer el éxito o el fracaso de tu proyecto.

De nuevo, nadie en este mundo es adivino ni puede meterse en tu cabeza para entender qué es lo que realmente quieres y buscas con tu proyecto. Por esa razón, el briefing es uno de los documentos más importantes a la hora de embarcarse en un proyecto, sea de la índole que sea.

Pero ahí no queda la cosa. Aún hay más…

Como te decimos, la importancia del briefing reside en la comunicación de todos los detalles de tu proyecto, así como en transmitir la información necesaria para alcanzar el éxito en el mismo. 

Sin embargo, este documento también es de gran relevancia para ti por otra razón… Este documento te permite cuestionarte ciertas cosas y te permite hacerte preguntas acerca de tus clientes que no las harías de costumbre.

Es decir: ten en cuenta que tú vas a necesitar explicarle a otra persona todas tus necesidades, las cuales tienen que estar en consonancia con las necesidades de tus clientes. Por lo tanto, tienes que conocer muy bien a tus clientes para saber qué buscan, cómo lo buscan, qué quieren, cómo lo quieren… para así poder tener una visión muy clara de qué es lo que quieres conseguir y cómo lo quieres conseguir para transmitirselo a la persona encargada de realizar dicho trabajo.

Si no conoces bien a tus clientes, si no sabes qué es lo que quieren ni qué es lo que buscan, difícilmente vas a ser capaz de definir los detalles de tu proyecto y menos aún explicárselos a otra persona. 

Para poder ayudarte a conocer mejor a tus clientes y, por tanto, conocer mejor los detalles a comunicar a la persona responsable de llevar a cabo tu proyecto, ponte en los zapatos de tus clientes y empieza a cuestionarte cosas relacionadas con tu proyecto: información que te gustaría conocer, condiciones, detalles del proyecto, precios, puntos de venta… Lo que se te ocurra.

Te lo vamos a ilustrar siguiendo con el ejemplo de la tarta…

¿Te has parado a pensar por qué has escogido el sabor chocolate para la tarta de cumpleaños de tu sobrina o el porqué has escogido el dibujo de una jirafa en lugar de un elefante, por ejemplo?

Esas decisiones y esos detalles los has tomando en relación a los gustos de tu sobrina, ¿verdad? 

Pero, ¿realmente sabes si ella prefiere una jirafa antes que un elefante en su tarta? ¿Cómo has llegado a esa conclusión?

Si hubieras escogido, por ejemplo, un león como dibujo para la tarta, seguramente tu sobrina no le hubiera prestado tanta atención a su pastel de cumpleaños o, incluso, se hubiera decepcionado al verla.

Lo mismo pasa con los proyectos: tienes que conocer cuáles son las necesidades de tus clientes para poder tomar decisiones en consonancia con las mismas y poder ofrecerles el contenido que esperan.

Te pondremos otro ejemplo más cercano a nuestro mundillo para que lo puedas visualizar mejor…

Imagínate que acudes a Goalplan porque quieres realizar una campaña de publicidad en redes sociales para promocionar unos nuevos talleres de pintura que realizas en tu nueva galería de arte.

Bien, en un primer briefing inicial nos facilitas la información básica, la cual sería:

  • Lugar donde se realizan.
  • Tipos de talleres que vas a realizar y en qué consiste cada uno de ellos.
  • Duración de los talleres.

Nosotros comenzamos a revisar la información y empezamos a trabajar en los contenidos para crear la campaña, pero nos damos cuenta de que falta información…

Nos ponemos en la piel de los clientes y pensamos… ¿Realmente qué información necesita una persona para que le pueda llamar la atención tu anuncio y pueda plantearse si quiere apuntarse a uno de tus talleres?

Es entonces, poniéndonos en la piel de tu cliente, cuando nos preguntamos…

¿Qué días se realizan los talleres?

¿Para qué edades son?

¿Qué precio tienen los talleres?

¿Hay que abonar algo para poder reservar una plaza?

¿Qué pasa si pago por una reserva de una plaza, pero luego no puedo acudir? ¿Se me devolverá el dinero?

¿Debo llevar mi propio material o me lo facilitan allí?

¿La imagen que estoy viendo en la publicidad se corresponde con la actividad del taller que voy a realizar?

Entre otras muchas más preguntas.

Esta es mucha cantidad de información que no nos la has proporcionado, por lo que pueden ocurrir varias cosas:

  • Realizamos la campaña sin esta información. Hecho que puede suponer un fracaso absoluto de la misma.
  • Realizamos la campaña haciendo suposiciones acerca de la información que nos falta. Hecho que, de nuevo, puede suponer un fracaso absoluto de la campaña.
  • Te contactamos de nuevo enviándote un contrabriefing con todas estas preguntas para que nos facilites esta información y podamos hacer una campaña estupenda.

Obviamente, la opción correcta y ganadora es la tercera, en la que te enviamos un contrabriefing con todos los detalles que nos hacen falta para poder realizar correctamente el trabajo. Sin embargo, en muchas ocasiones los responsables encargados de realizarlo deciden continuar con el mismo sin esa información, ya sea porque desconocen que se necesitan más datos o porque confían en que todo el material que se les ha proporcionado es el suficiente. 

No te dejes nada atrás

En definitiva y como ya te hemos comentado anteriormente y en otros posts de nuestro blog, nadie en esta vida es adivino y nadie tiene porqué ser experto en tu campo, en tu negocio, ni saber los detalles de todos tus proyectos

Necesitas expresar y comunicar toda la información necesaria sin dar nada por hecho, ya que, si no lo haces, puede ocurrir que sientas que esa persona en la que habías confiado para poner en marcha tu proyecto no te entiende.

Pero, realmente no se trata de que no te entienda, sino que no has sido capaz de expresar correctamente toda la información que la otra persona necesita para ponerse en tu piel y, por ende, en la piel de tus clientes.

Por tanto, párate un momento y reflexiona. Pregúntate qué información esencial y útil necesitan tus clientes para contratar tus servicios o comprar tus productos. Ponte sus zapatos y piensa como pensarían ellos si se topasen frente a tu proyecto o negocio. Hazte mil y una preguntas y averigua sus miedos, frustraciones, necesidades, dudas…

Las respuestas a todas esas preguntas conformarán toda la información que le deberás entregar en tu briefing a la agencia o persona responsable de poner en marcha tu campaña, proyecto, diseño, etc.

Como puedes ver, todo se resume en la comunicación y la transmisión de información útil y de valor. Pero, a veces, este proceso puede suponer un quebradero de cabeza para muchos. 

Pero, ¡no te preocupes!

En Goalplan te podemos ayudar a que esto no te ocurra y a que tu negocio triunfe como las palomitas.

¡Contáctanos y pregúntanos lo que necesites!

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